どうも！いっしーです。
電子メールとても便利ですよね。わたしも毎日使ってます。
でも最近はメールに変わるツールが数多くでていることや、このメールの使い方間違ってない？と思うことが増えてきました。
うちの会社はメールシステムにGoogleAppsを利用していてとても便利なんですが、メールしか利用してない人もたくさんいます。他にもたくさんツールあるのに・・・
目次
なんでもメール使う人がいる
目の前にいるのにメールを送信する人がいます。
まあ履歴を残したりするのにいいかも知れませんがメールも連絡方法の一つです。話して終わることは話しましょう。
その方がコミュニケーションにもなりますし。
早く伝えなければならないのにメールを送信する人がいます。
急ぎの時はチャットを使ってリアルタイムでやり取りしましょう。
ファイルを送信するのにメールを使う人がいます。
GoogleAppsだと容量が大きいので確かにいっぱいなってメールを削除する必要はないでしょう。しかしそのファイルを他の人が見て仕事の役に立つことがあるかもしれません。メールのやりとりではその様な相乗効果は絶対に生まれません。ファイルはファイルサーバに保管するようにしましょう。
すぐにメーリングリストを使おうとする。
メーリングリスト、確かに便利ですね。メールでやり取りする分には・・・
この後の問題点にもありますが、メーリングリストを多用するとメールの量がさらに増えるので重要なことにはもう使えないでしょう。
メールの問題点
メールの量が多すぎる。
毎日メールの量が多すぎて困ってます。見たくないメールもたくさんあります。
メールが全部見れてないのにさらにメールが届いてきます。
誤送信してしまう。
メールの誤送信、一度や二度は経験しますよね。
そりゃ毎日何百通とか処理してたら人間である以上、必ずミスをするもんです。
ウィルスの感染源になる。
最近これスゴく問題です。ランサムウェアだったり、情報流出だったりメールがウィルスの感染源になっています。
誤ってウィルスメールを開かないためにもメールの量は少ないほうがいいです。
メールの量を減らす解決策
メールではなくチャットを利用しましょう。
GoogleAppsを利用しているならハングアウトを出来る限り利用しましょう。ハングアウトでおこなったチャットの内容はメールの検索と同じようにGMailで検索できます。
ハングアウト同士なら社外の人ともチャットやビデオ会議ができます。
先日県外の同業種と半年間にわたって仕事しましたが、ハングアウトでほとんど事が足りました。
Facebookでつながっている人とはFacebookメッセンジャーが便利です。こちらもビデオ会議ができます。
ファイルサーバを利用しましょう。
ファイルのやり取りにはファイルサーバを利用しましょう。
管理者の立場からいうと、メールでやり取りしている社員が退職することになると、メールアカウントが削除されるのでファイルは全て無くなってしまいます。
GoogleAppsを利用しているならドライブを利用しましょう。管理者の権限の設定しだいで社内だけの共有に制限したりもできます。退職時にはその人がドライブに保管しているファイルを全て別の人に渡すことも簡単です。
GoogleApps for Workの利用申込はこちら
SlackやChatworkを利用しましょう。
メーリングリストの利用をやめましょう。
メーリングリストを使うとメールの量がすぐに増えるし、自分に関係ないやりとりも全てメールが送信されてきます。このメールを全て見ていくことは時間の無駄で効率がとても悪いです。
SlackやChatworkにもチャットやビデオ会議の機能があります。
